Nozag AG: Kundenorientierung durch effizientes Product Information Management

08. May 2007



Diese Fallstudie berichtet darüber, wie die Nozag durch die Einführung eine Product-Information-Management-Systems (PIM) sowohl interne Abläufe optimiert als auch Ihren Kunden bessere Dienstleistungen zur Verfügung stellt.
Die Produktdaten werden nicht mehr wie früher üblich in verschiedenen Datenbanken abgelegt sondern neu zentral im PIM. Dadurch verringert sich der Pflegeaufwand der Daten und sowohl der Produktkatalog im Internet als auch die Print-Version lassen sich mit den aktuellen Daten aus dem PIM erstellen.


1. Nozag AG

Die 1966 gegründete Nozag AG (Nozag) ist auf die Produktion von Verzahnungskomponenten und Getriebe spezialisiert. Im Bereich Normzahnradherstellung ist sie mit einem geschätzten Marktanteil von 35% Marktführerin in der Schweiz. Das Produktsortiment beinhaltet auch Kettenräder, Kegelradgetriebe und Spindelhubgetriebe sowie weitere Komponenten aus der Antriebstechnik. Diese stammen zum Teil aus eigener Produktion oder es sind Produkte von Drittherstellern, welche die Nozag vertreibt. Es werden sowohl Standardprodukte als auch Produkte mit kundenspezifischen Massen oder auch komplette Baugruppen produziert. Die Nozag ist Teil der Polygena Holding und hat Tochterfirmen in Deutschland und Frankreich sowie verschiedene Handelsvertreter.
Mit 46 Mitarbeitenden erwirtschaftet die Firma einen Umsatz von rund 18 Mio. CHF. Von den 46 Mitarbeitenden sind 18 Personen in der Produktion, 5 in der Logistik, und 12 im Vertrieb beschäftigt. Weitere 3 Personen arbeiten im Bereich Finanzen, Controlling, IT und Human Resources sowie 8 in der Tochterfirma Progressus. Diese ist hat sich auf den Bereich Rollen und Räder spezialisiert.
Die Kunden der Nozag kommen aus den verschiedensten Industrien. Die Spannbreite reicht vom Maschinenbau bis zur Chemiebranche. Aber auch Privatpersonen und Kleinstunternehmen beziehen Produkte bei der Nozag. Der Umsatz, den die Nozag mit einzelnen Kunden macht, liegt zwischen 100 Franken und 1,5 Mio. Schweizer Franken.
Diese Fallstudie berichtet darüber, wie die Nozag durch die Einführung eine Product-Information-Management-Systems sowohl interne Abläufe optimiert als auch Ihren Kunden bessere Dienstleistungen zur Verfügung stellt.


2. Herausforderungen

Datenpflege
Für die Pflege der Produktdaten sind die Materialwirtschaft und die Technikabteilung zuständig. Vor der Einführung des neuen Product-Information-Management-Systems (PIM) waren diese Produktinformationen der rund 7'000 Einzelartikel und gesamthaft 14'000 Produkte in verschiedenen Datenbanken verteilt. D.h. die Daten mussten an mehreren Orten gepflegt werden. Die aktuellen Produktstammdaten lagen im ERP-System, die CAD-Daten wurden bei einem Internetdienstleister gelagert, der CAD-Daten verschiedenster Hersteller zur Verfügung stellt. Die Bilddaten lagen beim Grafikbüro, welches die Druckvorlagen für die Kataloge gestaltet.

Aufwändige Katalogerstellung
Für jede Produktgruppe wird ein eigener Katalog erstellt. Diese erscheinen alle 1,5 Jahre in einer Auflage von 3'000 Stück. Zur Erstellung eines Kataloges werden alle Produktdaten exportiert und an ein Grafikbüro gegeben. Dieses erfasst alle Produktdaten manuell in einem Layoutprogramm und gestaltet den Katalog und realisiert diesen dann zusammen mit einem Drucker. Aufgrund der manuellen Datenübernahme und den damit verbundenen Medienbrüchen ist die Fehleranfälligkeit hoch. Da der Katalog nur alle 1,5 Jahre neu aufgelegt wird, sind viele Produktdaten nicht mehr aktuell, neue in das Sortiment aufgenommene Produkte noch nicht im Katalog und nicht mehr verfügbare Produkte nicht gestrichen. Gerne würde man die Kataloge häufiger erstellen. Wegen des hohen Aufwandes und der damit verbundenen Kosten, sieht die Nozag allerdings davon ab.

Produktsortiment im Internet
Das Produktsortiment der Nozag war auch im Internet verfügbar, jedoch nur mit sehr wenigen Produktinformationen. Dies hatte zur Folge, dass Fragen nach Spezifikationen und nach der Verfügbarkeit der Produkte telefonisch beantwortet werden müssen.

Betreuung der Kunden durch den Verkaufsinnendienst
Die persönliche Beratung der Kunden ist der Nozag sehr wichtig. Die Nozag möchte für Ihre Kunden kompetenter Ansprechpartner bei Fragen und technischen Problemen sein. Dieser Service ist jedoch mit hohen internen Kosten verbunden.
Die Gründe, die Kunden veranlassen, bei Nozag anzurufen, sind sehr verschieden. Es sind häufig Fragen zu Produkten, zur Verfügbarkeit von Produkten oder technische Fragen. Für die Beantwortung vieler dieser Fragen wäre das persönliche Gespräch mit einem Mitarbeitenden des Vertreibsinnendienstes jedoch nicht notwendig, wenn bestimmte Informationen z.B. auf dem Internet verfügbar wären.

Produktbestellung
Die Kunden können keine Produkte über das Internet bestellen. Dies geht nur schriftlich oder via Telefon. Tauchen bei Kunden vor der Bestellung noch Fragen zu den Produkten auf, sind sie darauf angewiesen, zu den Geschäftszeiten der Nozag zu bestellen. Dies ist jedoch gerade bei kleineren Unternehmen oft schwierig. Dort werden administrative Tätigkeiten oft erst am Abend oder am Wochenende gemacht. Die Verfügbarkeit der einzelnen Produkte lässt sich ebenfalls nur durch einen Anruf bei der Nozag ermitteln. Dies macht den Bestellvorgang für die Kunden sehr aufwändig. Möchten Kunden Normprodukte mit kleinen, kundenspezifischen Änderungen ordern, ist entweder der telefonische Kontakt mit einem Vertriebsmitarbeitendem der Nozag nötig, oder es muss die Bestellung mit den Änderungswünschen schriftlich erfolgen.

Download von CAD Daten
Zu allen Produkten der Nozag liegt ein CAD-File bei einem Internetdienstleister (Traceparts) bereit. Möchte der Kunden diese Daten herunterladen, wird er von der Website der Nozag auf die Website von Traceparts geleitet. Er findet ein neues Layout und Navigationsstruktur vor. Um auf die CAD-Daten zugreifen zu können, muss der Kunde sich zuvor registrieren.


3. Lösung

Die Einführung des PIM-Systems geschah zusammen mit der Neugestaltung des Internetauftritts. Die Nozag wollte damit mehrere Ziele erreichen:

  • Besseren Service für Ihre Kunden bereitstellen
  • Interne Kosten für telefonische Beratung senken
  • Katalogkosten senken und Publikationszyklen verkürzen durch elektronische Katalogerstellung
  • Einführung einer CMS-basierten Website

 


„Wir wollten mit unserem neuen Internetauftritt nicht nur ein Face-lifting machen, sondern unseren Kunden einen wirklichen Mehrnutzen bieten.“
Rolf Bosshart, Geschäftsführer, Nozag AG


Die Nozag hat gemeinsam mit ScreenConcept eine Lösung erarbeitet. Im Mittelpunkt steht dabei die hybris e-business platform als PIM-System. Da alle Produktdaten auf mehreren Datenbanken und Applikationen verteilt waren, war ein erster Schritt im Projekt die Konsolidierung aller Daten. In Zukunft sollte es nur noch eine zentrale Produktdatenbank geben, aus der für alle Publikationsmedien heraus publiziert wird.
Das sehr visionäre Projekt wird in mehreren Phasen umgesetzt.
Schritt 1: Abbildung des Produktkatalogs im Internet
Schritt 2: Einführung des Onlineshops mit allen Produktdaten und Informationen zur Verfügbarkeit sowie die Bearbeitungsmöglichkeit von Normkomponenten
Schritt 3: Elektronische Erstellung der Printkataloge
Bisher ist Schritt 1 realisiert worden. Schritt 2 ist in der Testphase und wird im Januar 2007 aufgeschaltet. Schritt 3 wird Ende 2007 realisiert.
Im Folgenden werden sowohl die bereits realisierten, als auch die in der Testphase und Konzeptionsphase befindlichen Elemente beschrieben.
Eine Zentrale Datenbank für alle Anwendungen
Alle Produktdaten sind nun im zentralen PIM-System der „hybris“ gespeichert. In dieser Datenbank sind folgende Informationen abgelegt:

  • Produktstammdaten
  • Produktbilder
  • CAD-Daten zu den einzelnen Produkten


Die Daten werden nicht im PIM bearbeitet. Die Produktstammdaten werden im ERP-System gepflegt und alle ½ Stunde aus dem ERP-System in der Datenbank aktualisiert. Mitarbeitende der Konstruktionsabteilung der Nozag erstellen die CAD-Daten. Diese Grunddaten werden dann sowohl in das PIM-System eingespielt als auch an den Dienstleister Traceparts geschickt. Dieser ergänzt die CAD-Daten mit weiteren Informationen und bereitet diese so auf, dass sie in verschiedenen CAD-Programmen bearbeitet werden können. Auf diese Daten greift dann die E-Business Plattform zu, wenn ein Kunde der Nozag über den Shop die CAD-Daten in einem bestimmten Format herunterladen möchte.
An das PIM-System ist die hybris e-business platform angeschlossen (vgl. Abb. 1). Diese ermöglicht neben der Katalogerstellung nicht nur einen CMS-basierten Internetauftritt, sondern bietet auch die Möglichkeiten, einen Onlineshop für die Kunden der Nozag bereitzustellen.

Abb. 1: Die Datenhaltung der Nozag.



Abb. 1: Die Datenhaltung der Nozag.


Onlinekatalog
Bei der Realisierung des Onlinekatalogs wollte die Nozag bewusst Bekanntes mit neuer Technologie verbinden. So entstand die Idee eines Online-Blätterkatalogs (vgl. Abb. 2). ScreenConcept hat hierfür ein Produkt entwickelt, welches den Kunden von Nozag die Möglichkeit gibt, gleich wie im echten Katalog zu blättern, neu einfach online. Diese Blätterkataloge sind identisch mit den Printkatalogen.
Der Onlinekatalog stellt in Zukunft alle Produktinformationen für den Kunden bereit, welche als PDF-File vom Kunden abgespeichert und weiterverarbeitet werden. Des Weiteren können einzelne Seiten vergrössert dargestellt und/oder gedruckt werden.


Abb. 2: Der Online-Blätterkatalog der Nozag.


Abb. 2: Der Online-Blätterkatalog der Nozag.


Shop
Aus dem Onlinekatalog kann der Kunde direkt Bestellungen aufgeben. Es können alle Produktdaten, sowie deren Verfügbarkeit angezeigt werden. Hat der Kunde eine Bestellung aufgegeben, so kann er den Lieferstatus des Auftrages jederzeit im Shopsystem einsehen. Der Shop hat auch eine Merkzettelfunktionalität. Artikel können vorgemerkt, ohne jedoch schon bestellt zu werden (vgl. Abb. 3).

Abb. 3: Die Produktdatenbank im Onlineshop.


Abb. 3: Die Produktdatenbank im Onlineshop.

Alle Kundenaufträge werden im Profil des Kunden abgelegt. Der Kunde sieht jederzeit den Status seiner Aufträge und kann auch auf alte Bestellungen zurückgreifen. Bei Normkomponenten hat der Kunde die Möglichkeit, diese bei der Bestellung noch zu individualisieren. Er kann z.B. bei der Bestellung eines Zahnrades den Durchmesser der Bohrung verändern. Dazu nimmt er die Änderung direkt in einem CAD-File vor. Diese Modifikation wird im Auftrag abgelegt, und von der Nozag vorgenommen.
Die Aufträge aus dem Onlineshop werden direkt an das ERP-System zur internen Verarbeitung weitergegeben.

CAD Daten Download
Zu jedem Artikel kann der Kunde die CAD-Daten herunterladen. Diese Funktionalität wird gegenüber der heutigen Lösung in Zukunft im Nozag Shop integriert sein. Dazu greift die hybris E-Business Plattform direkt auf die Datenbank von Traceparts zu. Die CAD-Daten werden in verschiedenen Import-Formaten für die verschiedenen CAD-Programme bereitgestellt. Der Kunden kann in seinem Profil angeben, in welchem Format er die Daten möchte, so dass er sie in seiner Software weiterverarbeiten kann.

Printkatalog
In Zukunft soll auch der Printkatalog automatisch erstellt werden können. Das Format, Layout, Warengruppen usw. muss nur einmal definiert, kann die Druckvorlage weitgehend automatisch erstellt werden. Dabei wird es möglich sein, auch kunden- oder produktkategoriespezifische Kataloge zu erstellen.


4. Nutzen

Kostensenkung durch zentrale Datenpflege
Alle Produktdaten werden heute zentral im PIM-System gepflegt. Dies erleichtert die Pflege der Daten enorm. Die Nozag hat alle Daten im Haus und kann sie selber pflegen. Dies ist eine grosse Erleichterung.
Der Onlinekatalog muss nicht mehr manuell erstellt werden, sondern wird automatisch generiert. Dazu greift das System immer auf die aktuellen Daten zu. Da es keine Medienbrüche mehr in der Bearbeitung der Produktstammdaten gibt, wird auch die Anzahl Fehler reduziert.
Von der automatischen Erstellung des Produktkataloges aus dem PIM-System erhofft sich die Nozag eine grosse Optimierung der Kosten und des Produktionsaufwandes. Die Publikationszyklen sollen deutlich kürzer werden. Durch die schnellere und günstigere Katalogerstellung kann die Nozag mit ihren Katalogen schneller auf Veränderungen am Markt reagieren.
Entlastung des Verkaufsinnendienstes
Durch das Bereitstellen der Produktdaten auf dem Internet, können sich die Kunden viele Informationen, die früher nur über einen Anruf bei der Nozag erhältlich waren, selbst beschaffen. Die internen Vertriebsmitarbeiter werden so entlastet und können die Fragen der Kunden beantworten, für die ihr vertieftes Fachwissen notwendig ist. Die Nozag erwartet, dass Ihre Mitarbeitenden dadurch effizienter eingesetzt werden können.


„Unsere telefonischen Beratungszeiten werden deutlich kürzer, da die Kunden besser
vorinformiert sind“
Rolf Bosshart, Geschäftsführer, Nozag AG


Bessere Informationen und Services für die Kunden
Die Kunden profitieren von den umfangreichen Services, die durch die neue PIM-Lösung möglich werden. Der Onlineshop ermöglicht es den Kunden, Ihre Bestellungen zu dem Zeitpunkt aufzugeben, der ihnen am besten passt. Sie sind nicht mehr an die Bürozeiten der Vertriebsmitarbeitenden gebunden. Nach Erfahrung der Nozag erledigen gerade die kleinen und mittleren Unternehmen die Büroaufgaben häufig erst am Abend. Durch die umfangreichen Produktinformationen finden die Kunden schneller die für Ihre Anforderungen geeigneten Produkte. Die Möglichkeit alle Produktdaten sowohl als pdf-File herunterzuladen als auch die CAD-Files in ihr Programm einzubinden, erleichtert den Kunden die Dokumentation ihrer Projekte erheblich. Die Möglichkeit, die Artikel nach eigenen Wünschen anzupassen und dann in Auftrag zu geben, gibt dem Kunden eine grosse Zeitersparnis. Er ist nicht darauf angewiesen, seine Änderungswünsche den Vertriebmitarbeitern zu erklären. Das Risiko für Missverständnisse und falsche Bestellungen ist erheblich reduziert.


„Der Online-Blätterkatalog verbindet die herkömmliche Darstellung mit moderner Technologie. Viele Kunden möchten wie im Printkatalog blättern.“
Rolf Bosshart, Geschäftsführer, Nozag AG


Umsatzsteigerung durch Onlineshop
Durch der Einführung des Onlineshops und die erweiterten Services für die Kunden erwartet die Nozag eine Effizienz- und Umsatzsteigerung.


5. Lessons Learned

Die bisherige Umsetzung des Projekts wird von allen Beteiligten der Nozag als sehr erfolgreich angesehen. Gerade bei so einem Projekt ist es wichtig, genügend interne Ressourcen für das Projekt zur Verfügung zu stellen. Verzögerungen im Projekt sind nur dadurch entstanden, dass, bedingt durch die gute Auftragslage, nicht so viele interne Spezialisten am Projekt arbeiten konnten, wie vorgesehen. Herr Bosshart meint: „Wir haben die Ressourcen schon eingeplant, aber wenn Aufträge kommen, haben die Kunden natürlich Vorrang.“


Owner/s of the solution

Nozag AG
Rolf Bosshart, Geschäftsführer
Eliane Tenger, Projektleiterin
Industry: Engineering/Precision engineering
Company size: Small enterpriseNozag AG

Solution partner/s

Christian Fillinger, Geschäftsführer
Screen Concept

Case study author/s

Marc André Hahn
Sieber & Partners

08. May 2007
Nicole Scheidegger; Pascal Sieber; Gerrit Taaks; Marc André Hahn: Die Organisation des E-Business VI - Managing Complexity: Fallstudien über den Einsatz der Informatik und Telekommunikation zum Management von Komplexität in Unternehmen und Verwaltungen; Dr. Pascal Sieber & Partners AG; Bern; 2006

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nozag-hybris
https://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2035-nozag-hybris
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