Die Valora Gruppe ist ein international tätiger Handels- und Dienstleistungskonzern. Im Jahr 2004 erzielte sie mit knapp 10’000 Mitarbeitenden rund 3 Mia. Schweizer Franken Umsatz.

Die Geschäftstätigkeit der Valora ist in vier Divisionen aufgeteilt:

• Valora Retail betreibt in der Schweiz, Deutschland und Luxemburg kleinflächige Ladenkonzepte an Hochfrequenzlagen. Sie agiert als Marketing- und Distributionssystem für Presseerzeugnisse, Tabak und Konsumprodukte des täglichen Gebrauchs und im Bereich der Impulskäufe.
• Valora Press & Books als spezialisierte Grosshändlerin vermittelt zwischen Verlagen und Handel. Sie beliefert die eigenen Retail-Verkaufsstellen und Drittkunden in der Schweiz, Österreich und Luxemburg mit Presseerzeugnissen und Büchern.
• Valora Trade vertreibt als Exklusivvertreterin Food- und Non-Food-Markenartikel sowie Produkte aus eigener Herstellung an den Einzelhandel.
• Valora Imaging ist auf innovative Dienstleistungen im Bereich Fotoentwicklung und Bildbearbeitung für Privatkunden spezialisiert. Sie betreibt eigene Produktionszentren für digitale und konventionelle Bildverarbeitung.

Als börsenkotiertes Unternehmen ist die Valora zur Veröffentlichung eines Geschäftsberichts verpflichtet. Dieser Prozess ist sehr arbeitsteilig. Interne und externe Beteiligte sind von einander abhängig, damit der Geschäftsbericht entstehen kann. In der Vergangenheit mussten die Arbeitsschritte sequenziell erledigt werden. Dies bedeutete eine lange Durchlaufzeit. Diese Fallstudie beschreibt, wie die Valora dank dem Redaktionssystem Stämpfli Editor Box der Firma Stämpfli Publikationen AG einzelne Arbeitsschritte parallelisieren und damit die Erstellungszeit des Geschäftsberichts verkürzen konnte.

Der Geschäftsbericht ist für die Valora ein wichtiges Kommunikationsinstrument gegenüber folgenden Zielgruppen:

• Aktionären
• Presse
• Interessierte Öffentlichkeit
• Mitarbeiter/-innen

Diesen Anspruchsgruppen legt die Valora schon lange nicht mehr nur zahlenlastig Rechenschaft über das vergangene Jahr ab. Vielmehr wird der Geschäftsverlauf neben der Präsentation der Bilanz und Erfolgsrechnung mit ausführlichen Kommentaren und Interpretationen dokumentiert. Die Erstellung des Geschäftsberichts ist bei Valora deshalb eine gemeinsame Aufgabe der Abteilungen Corporate Communication, Corporate Accounting und Investor Relations. Vor der Publikation wird er vom Verwaltungsrat der Valora Gruppe abgenommen.

Die Anforderungen an die Herstellung und Gestaltung des Geschäftsberichts sind entsprechend hoch und die Einbettung in das Corporate Design von Valora sehr wichtig. Eine Besonderheit ist der Termindruck bei gleichzeitig höchsten Ansprüchen an die Qualität der Inhalte. Die Öffentlichkeit – insbesondere die Finanzgemeinde – erwartet, dass der Geschäftsbericht so rasch wie möglich nach Abschluss des Geschäftsjahres publiziert wird. Dabei müssen nicht nur die Finanzzahlen, sondern auch alle übrigen Informationen so aktuell wie möglich sein.

Die Valora Gruppe schliesst das Geschäftsjahr per 31. Dezember ab. An diesem Datum steht bereits der Termin für die Bilanzpressekonferenz fest. Bis dahin müssen alle Gesellschaftsabschlüsse konsolidiert, Analysen erstellt, Kommentare geschrieben und alle Informationen in den Finanzbericht integriert werden. Sämtliche Aktivitäten richten sich darauf aus, den Termin der Bilanzpressekonferenz einzuhalten und werden so gut als möglich vorbereitet und geplant. Die Abteilung von Samuel Kunz ist für die termingerechte Erstellung des Gruppenabschlusses nach den gültigen Standards und die Publikation des Finanzberichts bis zu diesem Zeitpunkt verantwortlich.

Seit zweieinhalb Jahren arbeitet die Valora für die Erstellung des Finanzberichts mit einem webbasierten Konsolidierungstool „Hyperion Financial Management“ (HFM). Jede Gesellschaft gibt ihre Ergebnisse direkt in das Reportingsystem ein. Diese Daten werden auf den Abschluss des Geschäftsjahres im System konsolidiert. In der Vergangenheit erstellte die Abteilung Accounting den Finanzbericht in Form von Exceltabellen, die sie aus dem HFM exportierte, und in Form von Worddokumenten, in denen sie die Ergebnisse kommentierte (vgl. Abbildung 1). Diese übermittelte sie für die Seitenherstellung an die Kommunikationsagentur hilda design matters. Dort wurden im Copy-Paste-Verfahren die aktuellen Zahlen in das Layout des Vorjahresberichts eingefüllt. Die Fehlerquellen in diesem Arbeitsschritt waren entsprechend gross. Anschliessend erhielt die Valora den Finanzbericht im richtigen Layout per Fax zur Korrektur. Von Hand wurden Fehler korrigiert und die Belege per Fax wieder an die Kommunikationsagentur übermittelt. Dieser Prozess musste mindestens zweimal durchlaufen werden, bis der Inhalt des Finanzberichts definitiv war.

Sobald der Inhalt des Finanzberichts in Deutsch verfügbar war, übergab die Valora diesen an den Übersetzer, der ihn auf Englisch übersetzte.

Bei Stämpfli Publikationen AG entstand mit den Arbeitsschritten Erstellen des Gut zum Druck, Druck und Ausrüsten in der Buchbinderei schliesslich der Finanzbericht in beiden Sprachen.

Die Durchlaufzeit für die Herstellung des Finanzberichts war durch die sequenzielle Arbeitsweise der verschiedenen Beteiligten lang: Die Kommunikationsagentur konnte erst mit ihrer Arbeit am Layout beginnen, wenn die Valora sämtliche Daten und Texte geliefert hatte. Das Gleiche galt für den Übersetzer. Umfangreichere nachträgliche Änderungen am Text waren nur mühsam korrigierbar.

Abbildung 1: Erstellung des Finanzberichts früher.

Für den Finanzbericht 2004 wollte die Valora den Prozess optimieren. Dabei setzte sie sich folgende Ziele:

• Effizienz verbessern durch Vereinfachung des gesamten Arbeitsablaufs
• Time to Market reduzieren durch Beschleunigung des Herstellungsprozesses
• Wirtschaftlichkeit erhöhen durch Reduktion des internen und externen Aufwands für Datenübernahme, Seitenaufbereitung und Kontrolle
• Sicherheit gewährleisten durch systemgestützte, definierte Prozesse im gesamten Ablauf

Die Valora entschied sich, die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten mit dem Redaktionssystem Stämpfli Editor Box der Stämpfli Publikationen AG zu unterstützen. Anstatt ein weiteres Unternehmen in den Prozess einbinden zu müssen, konnte Valora mit den bestehenden Partnern zusammenarbeiten, mit denen sie bereits gute Erfahrungen gemacht hatte.

Die Stämpfli Editor Box baut auf einem webbasierten Content-Management-System auf. Die Daten werden auf dem Server in einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet. Autoren, Redaktoren, Layouter und Übersetzer können auf die Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Die Lösung besteht aus Standardprogrammen des Marktleaders Adobe, nämlich Adobe InDesign als Layoutprogramm und Adobe InCopy als Textprogramm sowie Microsoft mit der SQL-Datenbank.

Durch die Unterteilung des Finanzberichts in Kapitel, Unterkapitel und so genannte Artikel erlaubt das Redaktionssystem den zeitgleichen Zugriff verschiedener Personen auf das Text- oder Layoutdokument (vgl. Abbildung 3).

Die Abteilung Accounting ist wie bis anhin verantwortlich für das Erfassen und Mutieren der Finanz- und Berichtsdaten mit dem „Hyperion Financial Management“-Tool. Anschliessend exportiert sie diese als Exceldateien und importiert sie in der Stämpfli Editor Box. Im Redaktionssystem ergänzt sie die Kommentare zu den Tabellen. Die Redaktoren arbeiten für die Textbearbeitung mit der Software Adobe InCopy, die innerhalb eines Browserfensters angezeigt wird.

Der Übersetzer greift ebenfalls auf die Stämpfli Editor Box zu [Remote-Zugriff] und erstellt mit der Software Adobe InCopy aus den deutschen Texten die englischen.

In InCopy werden die Texte auf drei Arten dargestellt:

• unformatiert als Textabschnitt
• als gerechnete Druckfahne, im richtigen Zeilenfall, inkl. Silbentrennung
• als Layout, formatiert mit allen vorgängig definierten Zeichen- und Absatzformaten (Stilvorlagen)

 

Abbildung 2: Erstellung des Finanzberichts mit der EditorBox.


hilda design matters, die Kommunikationsagentur, ist verantwortlich für die Entwicklung des Layouts in der Stämpfli Editor Box, die Gestaltung der Seitenumbrüche und des Satzes. Der Layouter arbeitet mit Adobe InDesign ebenfalls remote, d.h. innerhalb eines Browserfensters, auf dem System. Er hat alle Funktionalitäten von InDesign zur Verfügung, ohne dass er das Programm auf seinem lokalen Rechner installieren muss.

Die Stämpfli Publikationen AG entwickelt die Templates für den Finanzbericht basierend auf den Layoutvorgaben in der Stämpfli Editor Box. Wenn alle Arbeiten erledigt sind, erstellt sie das Gut zum Druck zuhanden der Valora Corporate Accounting Standards. Druck und Ausrüstung der Finanzberichte in der Buchbinderei erfolgen innert einer Woche nach Vorliegen des Gut zum Druck.

Die Initialkosten für die Lösung betrugen knapp 30'000 Franken. Die laufenden Kosten für das Hosting und den Betrieb der Stämpfli Editor Box wiegen in etwa den Betrag auf, den die Valora bisher an den Layouter für das mühsame Kopieren der Daten bezahlen musste.

[Nutzen]
Die Veränderung des internen Aufwands bei der Valora kann nicht präzis in Franken ausgedrückt werden. Samuel Kunz ist überzeugt, dass er dank der parallel erfolgenden Arbeitsschritte vor allem Leerzeiten einsparen und Flaschenhälse eliminieren konnte. Er rechnet mit einer wesentlichen Zeitersparnis zwischen dem Redaktionsschluss und der Auslieferung der gedruckten Geschäftsberichte, da die Anzahl Korrekturrunden reduziert werden konnte. Auch ist der gesamte Prozess bedeutend weniger fehleranfällig, weil keine Daten mehr hin und her kopiert werden. Allein deshalb hat Valora den Finanzbericht allerdings bisher nicht früher publiziert. Der Verwaltungsrat erhält jedoch einen druckfertigen Bericht im Originallayout zur Genehmigung vorgelegt. Dieser kann anschliessend, auch wenn vom Verwaltungsrat noch Anpassungen beschlossen werden, innert kürzester Zeit im Internet aufgeschaltet und gedruckt werden.

Durch die Gestaltung eines klar definierten Workflows konnten zudem die Koordinationskosten reduziert werden. Jeder Beteiligte kann automatisch benachrichtigt werden, sobald er am Finanzbericht arbeiten kann. Die Integration des Übersetzers, der nun seine Übersetzung selbst direkt ins Layout einfügt, bringt für Valora ebenfalls eine grosse Entlastung.

In Zusammenarbeit mit der Stämpfli Publikationen AG konnte Valora den Prozess der Erstellung des Finanzberichts effizienter gestalten. Alle Ziele konnten erreicht werden. Die Optimierung des Prozesses wurde auch von der Presse honoriert. Im Geschäftsbericht-Rating 2005 der Wirtschaftszeitschrift „Bilanz“ stieg die Valora von Platz drei auf Platz zwei auf. Den Ausschlag für die gute Gesamtwertung gab die Gestaltung. In dieser Bewertung führte Valora wie schon im Vorjahr die Rangliste an. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung des Layouts erreicht die Valora vor allem, weil sie seit Jahren eng mit den gleichen Partnern zusammenarbeitet.



Die Erstellung dieser Fallstudie wurde unterstützt von:

• Microsoft Business Solutions
• PostFinance
• Siemens Schweiz