Die topsoft-Fachmesse findet zwei Mal im Jahr statt. Bei einer kontinuierlich grösser und komplexer werdenden Angebotspalette wird es für den potenziellen Kunden, aber auch für den Aussteller zu einer Zeit und Geduld kostenden Aufgabe, die Spreu vom Weizen zu trennen, bzw. genau die passende Lösung möglichst schnell zu finden und sie mit dem geeigneten Unternehmen zusammen zu führen. Die Website ist zweidimensional ausgelegt, so dass beide Nutzergruppen genau die für sie interessanten Bereiche angezeigt bekommen.
Benutzer können sich als Anbieter oder als Besucher registrieren, je nach Bedarf. Als Anbieter erhält man somit die ideale Plattform zur Präsentation seines Produktes. Als Interessent oder potenzieller Besucher der Messe kann man zielgerichtet nach de registrierten Anbietern suchen.

Abb. 1: Einstiegsseite

Die neue Website versteht sich einerseits als Produkt-Evaluationsdatenbank, in der jeder Interessent seinen persönlichen Favoriten herauspicken kann. Jeder Anbieter hat die Möglichkeit, sich mit seinen Firmendaten, Firmenlogo und Informationen zu seinen Dienstleistungen auf der topsoft.ch Website zu registrieren.
Weiter kann er bestimmen, ob er an der topsoft-Messe als Aussteller auftreten möchte. Demzufolge können Interessenten die Website nach geeigneten Dienstleistungserbringern durchsuchen und sich fortlaufend vor der Messe mit Informationen über Anbieter, Produkte und Lösungen eindecken. Der User hat zudem die Möglichkeit, seine persönlichen Favoriten zu definieren, die er an der Messe aufsuchen möchte. Dieser Schritt erleichtert die Evaluation eines neuen Anbieters, bzw. die eines neuen Produktes wesentlich.
Ein weiterer Benefit für den User entsteht durch die voll dynamisierte PDF-Generierung. Das System stellt dem Messebesucher anhand der individuellen Auswahl einen persönlichen PDF-Messeprospekt zusammen. Jeder kann sich auf diese Weise seinen persönlichen Guide konfigurieren. Die grosse Herausforderung bot die physische Trennung einzelner Funktionen und Services, die aufgrund gegebener Umstände in grosser Abhängigkeit zu einander stehen.
Jeder Service muss als separater Prozess behandelt werden, jedoch so aufbereitet sein, dass er sich trotzdem als passendes Glied in die ganze Prozesskette einfügt. Angefangen von der Registrierung des Anbieters, über die Bewertung und Abgabe von individuellen Kriterien der Interessenten, bis hin zum individualisierten Messe-Katalog und dem Messestandmanagement. Alle diese Teilprozesse, bzw. Glieder ziehen sich wie ein roter Faden durch die Webplattform von topsoft und bilden Zusammen eine informative, interaktive und bedürfnisgerechte Informationsquelle für Anbieter und Besucher der topsoft-Messe.

Abb. 2: Software-Evaluation

Alle Anbieter können ihre Produkte auf der Website platzieren und alle wichtigen Aspekte wie eigene Angaben, Kontaktdaten und Produktspezifikationen in eigener Regie pflegen. Den Dienstleistungen und Produkten werden für die bessere Auffindbarkeit branchenspezifische Attribute hinzugefügt.

Abb. 3: Detailansicht Produkt

Der registrierte User bedient sich der umfassenden Suche innerhalb der Hersteller-Datenbank. Mit wenigen Klicks verschafft er sich eine Gesamtübersicht, geordnet nach A-Z, über Business-Software und deren Hersteller. Hat er das Produkt seiner Wahl gefunden, lässt er sich dazu umfangreiche Informationen wie Produktspezifikationen, Kontaktdaten des Anbieters und sogar Kundenbewertungen anzeigen.
Die Evaluation ist das eigentliche Herzstück der gesamten Plattform. Alleine im Bereich er Business Software stehen mehr als 500 Kriterien für eine individuelle Evaluation aus dem Angebot bereit. Sämtliche Kriterien wurden von den Betreibern auf Relevanz geprüft und stehen dem Suchenden als „Must“ oder „Nice to have“ zur Verfügung.

topsoft schafft Dank der Zusammenarbeit mit der deutschsprachigen Bewertungs-Plattform Benchpark einen sinnvollen Kundenmehrwert. Alle Einträge bei topsoft.ch sind mit denjenigen bei Benchpark synchronisiert. User können über den Bewertungsbogen von Benchpark ihr Urteil hinsichtlich Zusammenarbeit und Qualität des Anbieters abgeben bzw. diesen weiter empfehlen. Die Gesamt-Bewertungsresultate werden wiederum aktualisiert in der Detailansicht des Software-Produktes auf topsoft.ch angezeigt.
Im Gegenzug stellt topsoft.ch Partnern - wie Benchpark - alle Teilnehmer der aktuellen Messe als RSS-Feed zur Verfügung.

[Katalog] Als handliches Planungs- und Orientierungsinstrument präsentiert sich der individualisierbare Hallenplan. Anhand der in der Suche vorgemerkten Produkte, bzw. Anbieter produziert das System komplett dynamisch eine entsprechende Auflistung inkl. Hallenplan als PDF zum Ausdrucken. Das Auffinden der bevorzugten Aussteller an der Messe wird dadurch nicht nur einfacher. Auch kann man sich bereits im Vorfeld gezielt auf jeweilige Beratungsgespräche mit den ausgesuchten Anbietern vorbereiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: eingehende Vorbereitungsarbeit und Orientierung über den Messeaufbau spart Zeit und Missverständnisse und führt schneller zum idealen Technologiepartner. Nachhaltiger, langfristiger Erfolg ist die Folge.

Abb. 4: Messeprospekt

Die Plattformadministration stellt dem topsoft-Messemanagement einen interaktiven Grundriss des Hallenplans mitsamt den Standorten der zu belegender Stände zur Verfügung. Alle registrierten Aussteller können mit wenigen Klicks einzelnen Ständen zugeordnet werden. Die in diesem Plan getätigten Zuteilungen werden direkt in den online für jedermann einsehbaren Hallenplan gespiesen.
Dank dieser fortwährenden Aktualisierung ist der Anwender resp. Besucher/Aussteller jederzeit im Bilde, wo sich welcher Anbieter befindet. Schlussendlich fliesst der aktuelle Hallenplan auch in den dynamisch erstellten Messe-Guide mit ein.

Abb. 5: Messeprospekt

Folgende Aspekte haben sich bei der Realisierung der topsoft Webplattform als besondere Herausforderungen gezeigt:

1) Darstellung des Kriterienkataloges
In einzelnen Software-Bereichen wie der Business-Software stehen für die Evaluation mehr als 500 Kriterien zur Verfügung. Diese sind kategorisiert in Bereiche (z.B. „Marketing und Vertrieb“) und Gruppen (z.B. „Akquisition und Marketing“). Die Darstellung dieser Multi-Hierarchie stellte an das Screendesign eine grosse Herausforderung. Zumal ist der zur Verfügung stehende Platz beschränkt, zum anderen mussten auf der selben Seite noch weitere Funktionalitäten platziert werden so beispielsweise die realtime Darstellung, wie viele Produkte die aktuelle Selektion derzeit findet.
Im weiteren ist der Aufbau dieses Kriterienkataloges sehr Performance intensiv, so dass eine Lösung mit Ajax gewählt wurde. Die einzelnen Kriterien und Gruppen werden erst nachgeladen, wenn ein Bereich selektiert wird. Visuelle Helfer und Icons informieren, in welchen Bereichen bereits Selektionen stattgefunden haben. Die Selektion der einzelnen Kriterien erfolgt nach den Windows User Experience Guidelines.

2) Generierung dynamischer Messeprospekt
topsoft.ch bietet die Möglichkeit für die Besucher, sich einen individuellen Messeprospekt zusammen zu stellen. Dieser wird aus den Anbieter- und Produktinformationen der Aussteller gespiesen, welche von diesen in eigener Regie verwaltet werden. Nicht registrierte Besucher können einen kompletten Messekatalog im PDF-Format beziehen.
Die Generierung dieses Messeprospektes ist sehr rechen- und speicherintensiv; nebst den Anbieter- und Produktdaten schaltet das System zusätzliche vom Betreiber erfasste Seiten wie Titel, Werbung, Fachbeiträge u.a. dazwischen. Aufgrund dieser Gegebenheiten wird der komplette Messeprospekt jeweils nur einmal täglich über Nacht aufbereitet. Die individuellen Messeprospekte werden in Echtzeit zusammen gestellt, was abhängig von der Selektion des Besuchers zwischen 10 Sekunden und 2 Minuten dauert.

[Projektnutzen] Die Organisatoren der Messe und Betreiber der Plattform konnten mit der neuen E-Business Lösung folgende Effizienzsteigerungen erzielen:

Verkauf von Leistungen

• Erschliessung folgender zusätzlicher Einnahmequellen:
• Anwender: Verkauf von kostenpflichtigen Zugängen an Besucher/Anwender mit Mehrleistungen (siehe auch Funktionsumfang oben)
• Anbieter: Verkauf von Premium-Zugängen für die Präsentation der Produkte
• Werbung: Onlinewerbung auf der Plattform in verschiedenen Inhaltsbereichen (Banner), im Newsletter (Text und Banner) sowie im online konfigurierbaren Messekatalog (Grafiken in PDF-Datei).

Relative Erträge
Folgende relativen Erträge werden erzielt:

• Zentrale Datenhaltung / Auswertungen
  Sämtliche Daten zu den Ausstellern wie auch zur Onlineplattform werden zentral gehalten und gepflegt. Bisher wurden 3-4 verschiedene Datenbanken geführt (Aussteller / Besucher / Referate / Online) - diese konnten mit der neuen Plattform zusammengeführt werden. Auch werden Auswertungen für Medienpartner (z.B. topsoft ERP-Navigator / Organisator Messeprospekt etc.) aus dieser zentralen Datenbank beliefert - die Pflege erfolgt direkt durch die Anbieter via Onlineplattform. Starke Vereinfachung der Datenhaltung und Vermeidung von Redundanz - ebenfalls Effizienzsteigerung durch Verlagerung der Datenpflege zu den Anbietern.
• Cross-Selling Online / Offline
  Möglichkeit, den Ausstellern und Software-Anbietern Pakete anzubieten, welche sowohl die Messeausstellung wie auch Premiumzugänge auf der Onlineplattform beinhalten. Synergien-Effekte und vereinfachtes Selling der Dienstleistungen. Ebenfalls wird die Bewertungsplattform Benchpark eingebunden und deren Resultate dargestellt. Damit können via topsoft.ch bei Benchpark Bewertungen hinterlegt werden und bei Benchpark wird die Messeteilnahme inkl. Standnummer angezeigt. Damit profitieren die beiden Plattformen gegenseitig; bzgl. Bekanntheit, Image und auch Abo-Verkauf.
• Messekatalog
  Es werden keine umfangreichen Messekatalog mehr produziert. Die Daten werden von den Anbietern direkt online gepflegt und von der Plattform in den dynamisch erstellten Messekatalog übernommen. Registrierte Benutzer haben die Möglichkeit, sich ihren individuellen Messekatalog als PDF-Datei zusammen zu stellen - sie erhalten nur die Inhalte, welche für sie relevant sind. Dabei ist auch der ökologische Aspekt zu berücksichtigen.
• Fachreferate
  Online-Anmeldung und Bewirtschaftung der Fachreferate; alle Teilnehmer werden als Benutzer registriert und klassifiziert. Damit können sie auch im Folgejahr gezielt mit Informationen zu neuen Referaten und Fachvorträgen bedient werden - die zentrale Datenhaltung ermöglicht auch hier eine effiziente Kundenbewirtschaftung und -information.
• Geführte Online-Evaluation mit über 500 Kriterien
  Selbständige Online-Evaluation von Business-Software durch die Anwender führt zu reduziertem Initial-Beratungsaufwand qualitative Steigerung der Anfragen und der Messekontakte umfangreichere und spezifischere Offertanfragen
• Messeorganisation
  Die Aussteller können die Anmeldung wie auch die zu publizierenden Daten online bewirtschaften. Als Folge davon verzeichnet der Veranstalter weniger Rückfragen und eine effizientere Messeorganisation.
• Hallenplan
  Der Hallenplan wird dynamisch aus den vorhandenen Anbieter- und Produktdaten einerseits und anderseits durch die Daten der Messorganisatoren (Hallenlayout; Standnummern) dynamisch erstellt und online publiziert. Damit entfällt die manuelle grafische Erstellung und Aktualisierung des Online- und PDF-Katalog-Hallenplanes. Aussteller und Besucher haben jederzeit Zugriff auf den aktuellsten Plan.
• Messebesuch
  Die Messebesucher kommen vorbereitet zur Messe - entweder mit dem persönlichen Messeprospekt oder einer Online-Evaluation. Folge; zielgerichteter Messebesuch, wertvollere Leads für Aussteller, Entlastung Informations-Personal des Veranstalters.

Die Realisierung dieser umfassenden Plattform zeigte folgende Problembereiche auf:

Lesson 1 – Datenmodell
Die Modellierung der Daten war äusserst anspruchsvoll. Der Kriterienkatalog muss skalierbar sein und die Struktur der Kriterien muss unterschiedlichen Kategorien wie ERP, CRM, BPM, BI u.a. abbilden können. Zudem werden die Kriterien für verschiedene Anwendungen benötigt. Einerseits für die Anbieter, die aufgrund dieser die Werte für ihre Produkte erfassen, anderseits für die Online-Evaluation und zum Dritten, für die geführte Schritt-für-Schritt-Evaluation. Letztere ist eine geführte Evaluation, ähnlich dem Modell von Online-Umfragen mit der Besonderheit, dass für jede Antwort vom System ein oder mehrere Kriterien des Gesamtkataloges selektiert werden für die Produktauswahl.

Lesson 2 – Datenmigrationen
Die Übernahme der Daten und der User-Zugänge gestaltete sich schwierig, da das Datenmodell der Vorgänger-Plattform nicht diesen Komplexitätsgrad ausweisen konnte. Zudem werden nach jeder Messe einige Tausend neue Adressen in das System migriert, die aus dem Ticketing oder anderen Quellen stammen. Ziel ist es, eine zentrale Datenhaltung zu generieren, die sowohl die Anbieter-Zugänge wie auch die Besucherzugänge regelt. Diese zentralen Userdaten werden für verschiedene Ansprüche benötigt, so u.a. für die Anmeldung zu den Fachreferaten, den Newsletter-Versand, die registrierten Zugänge um nur einige zu nennen. Ziel ist es, mittelfristig auch das Ticketing in die Plattform zu integrieren, damit diese Benutzerdaten ebenfalls zentral gehalten werden können und kein aufwändiges Abgleichen der Informationen vorgängig stattfinden muss.