Lyreco Schweiz – Agile elektronische Rechnungsstellung über mehrere Kanäle

25. März 2011



Der Büromaterialhändler Lyreco wird von seinen Corporate Accounts oft aufgefordert, die Rechnungen in elektronischer Form zu liefern. Dabei unterstützt Lyreco, die von den Kunden gewählten Dienstleister. Ein effizienter und standardisierter Umstellungsprozess ermöglicht Lyreco die effiziente Unterstützung dieses Kundenanliegens auf einen gemeinsam vereinbarten Termin. Dank E-Invoicing profitiert Lyreco von einem im Durschnitt 7 Tage früheren Zahlungseingang.


1. Das Unternehmen

Das französische Familienunternehmen Lyreco wurde 1926 gegründet und vertreibt heute Büromaterial in 27 Ländern. In weiteren Ländern rund um den Erdball unterhält das Unternehmen strategische Partnerschaften. Die Gruppe beschäftigt weltweit etwa 11'000 Mitarbeitende und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von über 2 Milliarden Euro. Lyreco zählt global zu den fünf grössten Anbietern für Bürobedarf und ist in Europa Marktführer. Zielkunden sind Unternehmen und Organisationen mit mehr als drei Büroarbeitsplätzen. Im Jahr 2005 wurde das seit 119 Jahren tätige Schweizer Traditionsunternehmen Büro-Fürrer von Lyreco übernommen und als Schweizer Niederlassung in die internationale Lyreco-Gruppe integriert. Der Handel mit Büromaterial ist ein gesättigter Markt mit steigendem Konsolidierungsdruck, wie die Übernahme von Büro-Fürrer durch Lyreco illustriert. Diese Fallstudie beleuchtet die Situation der Schweizer Niederlassung.

In der Schweiz ist Lyreco mit über 400 Mitarbeitenden der führende Anbieter für Bürobedarf. Das Sortiment umfasst Büromaterial, Papier, IT-Verbrauchsmaterial, Drucksachen und Nespresso Kaffee. Die Stärke von Lyreco ist ein modernes Outsourcing-Beschaffungskonzept für Geschäftskunden (B2B). Von den 40'000 aktiven Kunden sind etwa 1 % Corporate Grosskunden. Im Geschäftsjahr 2010 erzielte Lyreco Schweiz einen Umsatz von über 150 Mio. CHF. Dieser teilt sich etwa gleichmässig auf KMU-, Corporate- und Nespresso Business Solution-Kunden auf. Diese werden von 120 Field Sales Mitarbeitenden, 20 Corporate Account Managern und 25 Innendienstmitarbeitenden betreut.

Lyreco führt in der Schweiz 6'000 Lagerartikel in einem Logistikzentrum mit 14'000 qm bei einer Lieferbereitschaft von über 99 %. Bestellungen, die bis 17 Uhr erfolgen, werden bereits am nächsten Tag ausgeliefert. Als Verpackung werden ökologische, wieder verwendbare Mehrwegboxen genutzt. Pro Tag werden rund 3'000 Bestellungen mit insgesamt etwa 12'000 Rüstpositionen abgewickelt. Der Anteil an Retouren beträgt 1.2 %. Lyreco ist nach ISO 9001 und 14001 zertifiziert. Die regelmässige Überprüfung und Optimierung der Prozesse versteht Lyreco als wichtige Aufgabe um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Vision von Lyreco ist, für Geschäftskunden die erste Adresse für Lösungen zur Deckung des Bürobedarfs zu sein. Die Informationstechnologie spielt dabei eine wichtige Rolle; schon seit Mitte der 90er Jahre werden E-Business-Lösungen mit Kunden realisiert [vgl. Schubert 2001, Hügli/Schubert 2006]. Einerseits soll IT für Kunden mehr Prozesseffizienz und Transparenz in der Beschaffung bewirken, andererseits soll sie Lyreco schlanke und schnelle Prozesse ermöglichen. Mit der Kombination von E-Business-Kompetenz und moderner IT-Infrastruktur kann Lyreco seinen Kunden massgeschneiderte Lösungen wie E Procurement, Single Sourcing und Outsourcing anbieten. E Invoicing ist ein möglicher Bestandteil solcher Lösungen.

Im Verkauf an KMU spielt der Online-Shop die zentrale Rolle. Mehr als 50 % des Umsatzes werden über diesen abgewickelt. Der Anteil Bestellungen, die von Kunden direkt mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) oder über ein B2B-Netzwerk elektronisch an Lyreco übermittelt werden, liegt bei etwa 15 % des Umsatzes. Der Rest der Bestellungen erreicht Lyreco per Telefon, Fax, Brief, E-Mail oder über den Aussendienst. Es ist das erklärte Ziel, diesen Anteil zu Gunsten der elektronischen Kanäle weiter zu reduzieren.


2. Hintergrund der Lösung

Grosskunden von Lyreco Schweiz haben oft dezentrale Organisationsstrukturen mit einem ebensolchen Büromaterialbedarf. Aus Effizienzgründen überlassen deren Beschaffungsorganisationen die Bestellung den Bedarfsträgern, wollen aber den Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung und Verbuchung mittels IT zentral steuern. Damit vor allem die Rechnungskontrolle weitgehend automatisiert erfolgen kann, verlangen sie von ihren Lieferanten Rechnungen in elektronischer Form. Ihre Anforderungen und Lösungskonzepte unterscheiden sich bisweilen stark, was Lyreco sowohl Flexibilität wie auch Effizienz in der Umsetzung von Integrationslösungen abverlangt. Die Fallstudie zeigt, wie Lyreco Schweiz zusammen mit dem E-Business Team der Konzernzentrale den Forderungen nach E-Invoicing begegnet.

Vorstellung der beteiligten Parteien

Lyreco Group, Marly/Frankreich - Konzernsitz
Der Konzernsitz erbringt zentrale Dienste für die Gruppe. Dazu gehören der Betrieb und die Führung der IT wie auch der Druck und die Auslieferung von Papierrechnungen.

Lyreco Schweiz
Die Ländergesellschaft betreut die Schweizer Kunden, berät sie bei der Organisation ihrer Büromaterialbeschaffung und wickelt Kundenaufträge ab. Zu ihren Aufgaben gehört auch die Abstimmung der Einzelheiten von E-Business-Lösungen. Gegenüber der Konzernmutter stellt sie sicher, dass die zentral erbrachten Dienste den Anforderungen in der Schweiz gerecht werden.

Corporate Kunden
Von den etwa 40'000 Kunden sind nur gegen 1 % sogenannte Corporate Kunden. Sie machen aber etwa einen Drittel des Umsatzes aus. Sie zeichnen sich durch einen hohen Bedarf an Büromaterial aus und geniessen wegen ihrer organisatorischen Anforderungen eine spezielle Betreuung. Viele setzen auf elektronisch integrierte Prozesse für den Austausch von Produktdaten, Bestellungen und Rechnungen.

E-Invoicing Service Provider (EISP)
Lyreco hat sich keinen einzelnen E-Invoicing Service Provider ausgesucht, sondern nutzt für den elektronischen Datenaustausch jene Dienstleister, die von den Kunden gewählt oder vorgegeben werden. In der Schweiz lässt Lyreco elektronische Rechnungen durch PostFinance, SIX Paynet und Swisscom IT Services erstellen und übermitteln.


3. Agile elektronische Rechnungsstellung über diverse Kanäle

Geschäftssicht und Ziele
Im Rahmen der Kundenorientierung unterstützt Lyreco die Beschaffungsprozesse seiner Kunden auch im Rahmen des elektronischen Geschäftsverkehrs. Dabei und im Speziellen bei der elektronischen Rechnungsstellung verfolgt Lyreco folgende Ziele:

  • Kundenbedürfnissen nach Prozessintegration kompetent gerecht werden
  • Integrationsprojekte effizient und zuverlässig umsetzen
  • Reduktion von manuellen Abläufen
  • Höhere Kundenrentabilität dank höherer Kundenzufriedenheit, geringeren Prozesskosten und besserer Kundenbindung


Während auf nationaler Ebene bereits viele Anbieter E-Procurement-Lösungen unterstützen, gibt es wenige, die wie Lyreco länderübergreifende Lösungen anbieten können. Lyrecos konzernweite E Business-Kompetenz stellt damit einen Wettbewerbsvorteil dar. Einmal implementierte und eingespielte E-Business-Lösungen tragen zu stabilen Geschäftsbeziehungen und damit kalkulierbaren Umsätzen bei.

Lyreco Schweiz wickelt die Kundenaufträge logistisch und administrativ selbständig in der Schweiz ab. Zu erfüllten Aufträgen löst sie die Rechnungsstellung aus, die je nach gewünschter Rechnungsform über andere Kanäle erfolgt – Abb. 1 zeigt die verschiedenen Konstellationen. Auch die Zahlungseingangskontrolle und das Mahnwesen obliegen der Schweizer Niederlassung. Papierrechnungen für Schweizer Kunden werden hingegen bei Lyreco Group in Frankreich gedruckt und per Lastwagen in die Schweiz zum Versand an die Kunden transportiert.

Abb. 1: Von Lyreco unterstützte Rechnungsstellungskanäle


Abb. 1: Von Lyreco unterstützte Rechnungsstellungskanäle

Kunden, mit denen der steuerrechtskonforme elektronische Rechnungsaustausch implementiert wurde, erhalten die Rechnung über den von ihnen bevorzugten E-Invoicing Service Provider (EISP). Lyreco Schweiz geht mit diesen Dienstleistern eine Geschäftsbeziehung ein und delegiert ihnen bestimmte Aufgaben. Die EISP wandeln die Rechnungsdaten von Lyreco in das vom Kunden gewünschte Format um, signieren die Daten im Auftrag von Lyreco und übermitteln die so entstandene elektronische Rechnung an den Kunden. Die EISP stellen Lyreco die übermittelten elektronischen Rechnungen für die Archivierung zur Verfügung. Für den Nachweis der Unverändertheit des Inhalts und den Ursprung der Rechnung bieten die EISP zudem webbasierte Dienste zur Prüfung der elektronischen Signatur der Rechnungen an. Einige EISP übermitteln auch elektronische Bestellungen der Kunden an Lyreco. Für diese Dienste bezahlt Lyreco Schweiz jeweils eine einmalige Anbindungsgebühr sowie volumenabhängige Transaktions- und Nutzungsgebühren. Auch die Kunden bezahlen ihrem Dienstleister Anbindungs-, Übermittlungs- und Nutzungsgebühren.

Einige Kunden verlangen von Lyreco lediglich Rechnungsdaten in elektronischer, strukturierter Form, meist über ein B2B-Netzwerk über das sie auch andere Geschäftsdokumente austauschen (z.B. Ariba Supplier Network). Weil diese nicht elektronisch signiert werden, benötigen diese Kunden separat noch eine Papierrechnung, die gegenüber der Steuerbehörde als Originalbeleg dient.

Prozesssicht
Bereitstellung von Produktdaten und Bestellung
Verlangt ein Corporate Kunde elektronische Rechnungen, so will Lyreco im Gegenzug, dass dieser seinerseits die Bestellungen elektronisch übermittelt. Im einfachsten Fall erfolgt dies, indem die Bestellungen über Lyrecos Onlineshop eingehen (sog. Sell-Side-Lösung). Setzt der Kunde eine eigene E-Purchasing-Lösung (sog. Buy-Side-Lösung) ein, so stellt ihm Lyreco die Produktdaten als statischen oder als dynamischen Katalog zur Verfügung. Der statische Katalog enthält Daten zu kundenspezifischen Konditionen und Sortimenten, die der Kunde in seine eigene Beschaffungslösung integriert. Beim dynamischen Katalog greift der Kunde aus seiner Beschaffungslösung mittels einer standardisierten Schnittstelle (z.B. OCI, cXML oder iPROC) auf den Onlineshop von Lyreco zu. Dort werden ihm seine Konditionen und das vereinbarte Sortiment angezeigt. Der zusammengestellte Warenkorb wird schliesslich aus dem Onlineshop in die Beschaffungslösung des Kunden kopiert, wo eine entsprechende Bestellung angelegt und an Lyreco übermittelt wird.

In einem Rahmenvertrag werden die kundenspezifischen Konditionen, Sortimente und die gemeinsam anzuwendenden Verfahren vereinbart.

Rechnungsstellung und Zahlungseingangskontrolle
Lyreco bietet den Kunden folgende Formen der Rechnungsstellung an:

  • Papierrechnung
  • Elektronische Rechnungsdaten mit separater Papierrechnung als Originalbeleg
  • Gesetzeskonforme elektronische Rechnung


Bei der Papierrechnung kann der Kunde zwischen Einzel- und Sammelrechnung wählen. Viele Kunden verlangen Monatsrechnungen, die auch noch nach Kostenstellen oder pro Lieferschein aufgeschlüsselt gestellt werden können.

Zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs setzt Lyreco konsequent auf Einzelrechnungen sowie auf eine Fakturierung auf Basis von vereinbarten Nettopreisen. Das heisst, dass sämtliche Gebühren, Zu- und Abschläge sowie Zustellkosten in den Produktpreisen bereits berücksichtigt sind. Die Rechnungsform und der Übermittlungskanal sind in den Kundenstammdaten hinterlegt.

Die Rechnungen werden in der Schweiz mit einer ESR-Nummer versehen, so dass ein automatisierter Abgleich der eingehenden Zahlungen mit den Rechnungen erfolgen kann.

15 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist wird eine Zahlungserinnerung versandt, nach je weiteren 15 Tagen die erste, zweite und dritte Mahnung.

Archivierung
Die von den E-Invoicing Service Providern erstellten elektronischen Rechnungen sind die Originalrechnungen und werden von Lyreco archiviert. Die EISP stellen diese Rechnungen auf Datenträgern (CD/DVD) oder auf einem Onlineportal zum Download zur Verfügung.

Die zugestellten Datenträger werden bei Lyreco auf ihre Lesbarkeit geprüft und bei einigen Rechnungen wird stichprobenmässig eine Signaturprüfung auf dem Onlineportal des EISP vorgenommen. Danach werden sie eindeutig beschriftet und in einem Tresor aufbewahrt.

Bei den EISP, die die elektronischen Rechnungen auf ihrem Online-portal bereitstellen, nimmt Lyreco nach deren Download in das dafür vorgesehene File-Verzeichnis die gleichen Prüfungen vor.

Anwendungssicht
Der Konzern betreibt ein zentrales SAP-System. Die jeweiligen Niederlassungen werden darin als eigener Buchungskreis geführt. Die Verkaufsprozesse werden durch das SAP Vertriebsmodul unterstützt.

Für die Integration von B2B-Geschäftsprozessen setzt die Lyreco-Gruppe die Plattform webMethods der Software AG ein, vgl. Abb. 2. Diese unterstützt die Formatkonvertierung und Übermittlung der Daten. Dabei versucht Lyreco wo immer möglich die Rechnungsdaten im SAP IDoc-Format an die E Invoicing Service Provider zu übermitteln. An das Ariba Supplier Network werden die Rechnungsdaten im cXML-Format gesandt. Zudem unterstützt Lyreco auch die klassischen EDI-Formate Ansi X12, UN/EDIFACT, VDA und Tradacom. Neben cXML werden die Rechnungsdaten auch in den XML-Formaten xCBL, OAGIS XML, OpenTrans sowie in einem Lyreco-eigenen XML angeboten.

Neben der Rechnungsstellung sind auch die Prozesse für den elektronischen Empfang von Bestellungen sowie für die Übermittlung von Auftragsbestätigung und Lieferanzeige etabliert.
Für die Datenübermittlung unterstützt Lyreco die Transportprotokolle http/https, SMTP, FTP und OFTP. Für die sichere und authentisierte Übertragung über https wird auch das AS2-Verfahren genutzt.

Die Archivierung der Daten von Schweizer Rechnungen erfolgt in der Schweiz. Eine spezielle Archivsoftware ist nicht im Einsatz. Die von den E-Invoicing Service Providern erhaltenen CDs oder DVDs werden physisch archiviert. Die von EISP-Onlineportalen heruntergeladenen, elektronisch signierten Rechnungsdaten werden in einem speziell dafür vorgesehen Verzeichnis im Dateisystem von Lyreco Schweiz dauerhaft gespeichert.

Abb. 2: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Lyreco


Abb. 2: Anwendungssicht für die elektronische Rechnungsstellung bei Lyreco


4. Lösungsentwicklung und Betrieb

Investitionsentscheidung
Nach der Aufnahme von Büro-Fürrer in die Lyreco-Gruppe fand im Jahr 2006, der Konzernstrategie entsprechend, die Migration von der Schweizer Business Software Movex auf das zentral betriebene SAP-System statt. Damit verbunden war auch, dass seither Integrationsprojekte mit Geschäftspartnern durch ein zentrales E Business-Team in Marly/Frankreich umgesetzt werden. Diese zentralen Leistungen werden im Rahmen der an den Konzern abzuführenden Management-Fee entschädigt. Bei Lyreco Schweiz fallen lediglich interne Kosten für die Abstimmung mit den Kunden und dem zentralen E Business-Team an. Der Aufwand für die Integration eines Prozesses, z.B. Bestellung, nimmt bei Lyreco Schweiz zwischen drei und fünf Arbeitstage in Anspruch. Für einen zusätzlichen Prozess, z.B. Rechnung, sind weitere ein bis zwei Tage zu veranschlagen. Anbindungen an einen weiteren E-Invoicing Service Provider beanspruchen die Gesamtorganisation stärker und müssen deshalb speziell beantragt werden.

Projektmanagement und Changemanagement
Die Länderniederlassung entscheidet, ob der Forderung eines Kunden nach elektronischer Rechnungsstellung entsprochen wird. Entscheidende Kriterien sind das aktuelle Verkaufsvolumen sowie das Wachstumspotenzial. Der Verkaufsleiter beantragt das Projekt zusammen mit dem lokalen E Business-Koordinator. Freigegeben wird es schliesslich vom Managing Director der Schweizer Niederlassung. Ist die Integration mit einer Anbindung an einen neuen E-Invoicing Service Provider verbunden, wird diese nur realisiert, wenn der EISP genügend bestehende oder potenzielle Grosskunden in seinem Netzwerk eingebunden hat.

Wird ein E-Invoicing-Projekt mit einem Kunden gestartet, so besteht ein klar definiertes, verbindliches Vorgehen, das vom Kick-off-Termin bis zum ersten Test acht Wochen dauert.

  • Zwei Wochen Analyse und Konzept durch den lokalen E-Business-Koordinator anhand der "EDI-Checklist"
  • Sechs Wochen Entwicklung durch das E-Business-Team der Lyreco-Gruppe
  • Zwei Wochen Testing, an dem alle Parteien beteiligt sind und gemeinsam den Termin für das Go-Live festlegen


Mit diesem definierten Vorgehen wird sichergestellt, dass die Ressourcen von Seiten Lyreco Schweiz und der zentralen IT in Marly/Frankreich in den definierten Zeitfenstern zur Verfügung stehen.

Mittels der detaillierten "EDI-Checklist" werden die für das Projekt relevanten Parameter wie Kontakt- und Identifikationsdaten, zu integrierende Prozesse, anzuwendende Transportprotokolle, Formatstandards und Referenzgrössen erhoben und festgelegt.

Laufender Unterhalt
Der technische Unterhalt der IT-Systeme und Schnittstellen liegt beim zentralen E Business-Team in Frankreich. In der Länderniederlassung sind die Corporate Account Manager für die Pflege der Beziehungen zu den Grosskunden zuständig. Sie identifizieren, wo der Bedarf für E Invoicing gegeben ist und sind diesbezüglich die erste Kontaktperson für die Kunden. Der lokale E Business-Koordinator ist für die IT-technischen Abstimmungen mit den Kunden und für die Datenpflege bei E Business-Lösungen verantwortlich. Er passt auch den Onlineshop kundenspezifischen Bedürfnissen an, wenn das erforderlich wird. Die lokalen Koordinatoren der verschiedenen Länder pflegen einen regelmässigen Erfahrungsaustausch.


5. Erfahrungen

Die elektronische Rechnungsstellung an Grosskunden wird vom Management unterstützt, weil sie als Teil einer innovativen Dienstleistungspalette bewertet wird. Dies ermöglicht dem Corporate Accounts Team agil auf Kundenanforderungen einzugehen.

Die Arbeitsteilung zwischen lokalem E-Business-Koordinator und zentralem E-Business-Team im Konzern hat sich bewährt. Anbindungsprojekte können effizient und wie geplant umgesetzt werden. Dadurch kann den Kundenforderungen nach E-Invoicing kompetent entsprochen werden. Dies führt in gewissen Fällen zu einer Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb und einer höheren Kundenzufriedenheit. Obwohl einige Kunden den auf acht Wochen festgelegten Prozess als zu lang bewerten, sind sie nach Ablauf des Projekts doch sehr zufrieden, weil die Umsetzung geordnet und transparent über die Bühne geht.

Im Jahr 2010 wurden 25 % der insgesamt etwa 300'000 Rechnungen in elektronischer Form versandt. Dabei ist festzuhalten, dass sich mit E Invoicing die Anzahl der Rechnungen erhöht hat, weil mit vielen Kunden vor der Einführung von E-Invoicing Monats- oder Kostenstellenrechnungen vereinbart waren. Der konsequente Einsatz von elektronischen Einzelrechnungen führt dazu, dass 99 % der elektronischen Rechnungen von den Kunden voll automatisiert und ohne Rückfragen verarbeitet werden können. Das wird von allen Beteiligten als Erfolg beurteilt, denn auch bei Lyreco verringert sich dadurch der Aufwand zur Behandlung von Kundennachfragen.

Die Anzahl elektronischer Rechnungen ist für Lyreco keine Zielgrösse. Sie ergibt sich aus dem Transaktionsaufkommen der Kunden, mit denen E-Invoicing-Lösungen implementiert sind. Lyreco ist vielmehr daran interessiert, die Bestellungen der Kunden in elektronischer Form zu erhalten. Hier liegt man bei etwa 65 % aller Bestellungen.

Elektronische Rechnungen selbst zu erstellen heisst, sie ins gewünschte Kundenformat zu bringen, elektronisch zu signieren und den Kunden zu übermitteln. Diese Option hat Lyreco nie ernsthaft in Erwägung gezogen. Sie wäre zu teuer, zu komplex und viele Kunden hätten sie nicht akzeptiert, weil sie sich nicht mit lieferantenspezifischen Schnittstellen auseinandersetzen wollen. Mit dem eingeschlagenen Weg, die elektronischen Rechnungen durch die von den Kunden eingesetzten Dienstleister erstellen zu lassen, ist man zufrieden. Die Höhe der Providergebühren wird in der Geschäftsleitung und mit den Anbietern regelmässig thematisiert. Diverse Verhandlungen haben Früchte getragen: dank des Volumenwachstums konnten Gebührenreduktionen erzielt werden.

Lyreco kann feststellen, dass Kunden, die die Rechnung elektronisch verarbeiten, im Durchschnitt eine Woche früher bezahlen, als solche, die Papierrechnungen verarbeiten. Der Grund dafür könnte sein, dass elektronische Rechnungen zuverlässig im ersten Zahlungslauf nach dem Fälligkeitstermin beglichen werden, während Papierrechnungen im Prozess länger liegen bleiben.

In einigen europäischen Ländern verlangen Kunden der Lyreco-Gruppe elektronisch signierte Rechnungen im unstrukturierten PDF-Format. Seit 2010 wird auch diese Form der Rechnung von den Schweizer Steuerbehörden als rechtsgültiger Beleg akzeptiert, sofern sie mit einer gesetzeskonformen elektronischen Signatur versehen ist. Von Seite der Schweizer Kunden ist allerdings noch kein Wunsch nach Übermittlung von PDF-Rechnungen zu hören. Lyreco Schweiz wird die Entwicklung verfolgen und bei Bedarf entsprechende Lösungen für ihre Kunden bereitstellen.


6. Erfolgsfaktoren

Spezialitäten der Lösung
Die Rechnungsstellung wird von Lyreco als Teil der Kundendienstleistung angesehen. Deshalb bietet das Unternehmen seinen Corporate Kunden verschiedenste Optionen wie Einzel- oder Sammelrechnungen. Letztere kann sich auf gewünschte Zeitperioden und Kostenstellen beziehen. Diese Rechnungsarten folgen internen Standards, wodurch die Organisation Anforderungen schnell umsetzen kann. Bei der elektronischen Rechnung wird ausschliesslich auf die Einzelrechnung gesetzt, obwohl dies mit höheren Transaktionskosten bei den Service Providern einhergeht (vgl. auch "Lessons Learned").

Mit 99 % korrekten, automatisiert im Kundensystem verarbeiteten elektronischen Rechnungen erreicht Lyreco Schweiz eine hohe Erfolgsquote. Das Rezept dazu liegt neben der konsequenten Verwendung von Einzelrechnungen auch in der Vereinbarung von Netto-Konditionen mit den E Business-Kunden. Weil alle Gebühren, Zu- und Abschläge sowie Zustellgebühren in den Produktpreisen eingerechnet sind, reduzieren sich die potenziellen Abweichungen durch unterschiedliche Berechnungsformen und Rundungsdifferenzen. Ein weiterer Grund liegt in der Bereitstellung der aktuell gültigen Produktdaten in elektronischer Form. Einerseits als statische Kataloge für die Verwendung in Einkaufskatalogen von E Purchasing-Lösungen, andererseits als dynamische Kataloge. Bei dieser Form wird der Onlineshop von Lyreco mittels einer Standardschnittstelle in die E-Purchasing-Lösung des Kunden eingebunden. Auch dadurch lassen sich Abweichungen zwischen Bestell- und Rechnungsbeträgen, die auf mangelnde Stammdatenbewirtschaftung beim Kunden zurückzuführen sind, weitgehend vermeiden.

Dank eines standardisierten Verfahrens zur elektronischen Integration der Prozesse mit den Kunden und einem darauf spezialisierten E Business-Team in der Konzernzentrale werden die Projekte gut planbar umgesetzt und Lyreco zeigt sich gegenüber seinen Kunden als zuverlässiger kompetenter Partner.

Mit der Nutzung von E-Invoicing Service Providern werden die Auseinandersetzung mit unterschiedlichsten Rechnungsformaten und der steuerkonformen elektronischen Signierung der elektronischen Rechnungen an spezialisierte Dienstleister delegiert. Dadurch reduzieren sich für Lyreco die Komplexität und der Aufwand in Bezug auf Implementierung und Unterhalt von Lösungen.

Lessons Learned
Lyreco hat sich entschlossen, die elektronischen Prozesse immer mit dem vom Kunden präferierten E Invoicing Service Provider zu integrie-ren. Dies auch dann, wenn Kunden über interoperable Verbindungen von bereits angeschlossenen E-Invoicing Service Providern indirekt erreichbar gewesen wären. Die Gründe liegen in den erhöhten Transaktionsgebühren und im effizienten Implementierungsverfahren, das bei Lyreco Schweiz nur geringe Zusatzkosten verursacht. Denn auch bei einer Lösung, die eine interoperable Verbindung nutzt, müssen mit dem Kunden Abstimmungen und Tests vorgenommen werden.

In einem Umfeld, in dem häufig Sammelrechnungen in Papierform gestellt werden, führt die Einführung der elektronischen Einzelrechnung kurzfristig betrachtet zu höheren Rechnungsstellungskosten. Dies liegt in den Transaktionsgebühren der Service Provider begründet. Werden die Gesamtkosten der Rechnungsabwicklung bei Lyreco und dem Kunden zusammen betrachtet, ergeben sich in der Regel Kostenvorteile für die elektronische Einzelrechnung. Partnerschaftliche Lösungen tragen diesem Umstand Rechnung und versuchen, eine möglichst ausgewogene Kostenverteilung für die Beteiligten zu finden.


Betreiber der Lösung

Lyreco
Andreas Schweizer, Leiter E-Business
Branche: Gross- & Einzelhandel, Büromaterial
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenLyreco
Lyreco
Stefan Fitze, Credit Manager
Branche: Gross- & Einzelhandel
Unternehmensgrösse: GrossunternehmenLyreco

Autoren der Fallstudie

Christian Tanner
Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW

25. März 2011
Tanner; Christian (2011): Fallstudie Lyreco Schweiz -Agile elektronische Rechnungsstellung über mehrere Kanäle; in: Tanner; Christian; Wölfle; Ralf; (2011): E-Invoicing - Elektronischer Rechnungsaustausch; Basel: edition gesowip; 2011. S. 115-126.

Zu dieser Fallstudie sind keine Anhänge verfügbar.
2000
lyreco-einvoicing
http://www.experience-online.ch/de/9-case-study/2000-lyreco-einvoicing
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